Informations de contexte (source Wikipedia) :

La dématérialisation de factures consiste à faire passer des documents du support physique (le plus souvent papier) au support numérique/électronique. Depuis quelques années, suite aux progrès technologiques et aux modifications législatives, les factures sont dématérialisables tout en gardant leur valeur fiscale. Le média de la dématérialisation d'une facture est la facture électronique ou facture dématérialisée.

Le processus de dématérialisation peut être décomposé en deux temps principaux, étant donné qu’une facture doit aussi bien être émise que réceptionnée. Le système traditionnel de facturation comporte par contre beaucoup plus d’étapes intermédiaires qui coûtent de l’argent, sont chronophages, comportent un risque (de fraude, ou d’erreur de saisie), et ne sont pas spécialement valorisantes pour les employés chargés de leur exécution.

En France, la législation fiscale prévoit deux formats d'échange de données informatisé (EDI) pour dématérialiser une facture.

D'une part, l'article 289 bis du Code général des impôts autorise un EDI « classique », structuré. Ce format permet, grâce à des champs prédéfinis dans le document, un traitement automatisé.

Article 289 bis du Code général des impôts : « les factures transmises par voie électronique qui se présentent sous la forme d'un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, constituent des documents tenant lieu de factures d'origine ».

D'autre part, l'article 289 V du Code général des impôts permet de dématérialiser des factures dans des formats non structurés (word ou pdf), plus accessibles et moins coûteux.

Article 289 V du Code général des impôts : « les factures peuvent, sous réserve de l'acceptation du destinataire, être transmises par voie électronique dès lors que l'authenticité de leur origine et l'intégrité de leur contenu sont garanties au moyen d'une signature électronique. Les factures ainsi transmises tiennent lieu de facture d'origine pour l'application de l'article 286 et du présent article ».